DMS مخفف عبارت Document Management System یا سیستم مدیریت اسناد می‌باشد.

به طور خلاصه، ابزار DMS یک نرم افزار است که به شما امکان می دهد اسناد الکترونیکی خود را ذخیره، سازماندهی و پیگیری کنید.

برخی از مزایای استفاده از ابزار DMS عبارتند از:

• افزایش کارایی: با استفاده از ابزار DMS می توانید به سرعت و به آسانی اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید. این امر باعث می شود که زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد کنید و بتوانید کارهای خود را سریعتر انجام دهید.
• بهبود همکاری: ابزار DMS به شما امکان می دهد اسناد را با دیگران به اشتراک بگذارید و روی آنها به صورت مشترک کار کنید. این امر باعث می شود که بتوانید به طور موثرتر با همکاران خود همکاری کنید.
• کاهش هزینه ها: ابزار DMS می تواند به شما کمک کند تا هزینه های مربوط به چاپ، ذخیره سازی و مدیریت اسناد کاغذی را کاهش دهید.
• افزایش امنیت: ابزار DMS می تواند به شما کمک کند تا اسناد خود را به طور ایمن ذخیره و محافظت کنید.

انواع مختلفی از ابزارهای DMS وجود دارد که می توانید از بین آنها انتخاب کنید.

برخی از عوامل مهمی که باید هنگام انتخاب ابزار DMS در نظر بگیرید عبارتند از:

• اندازه و نیازهای سازمان شما
• بودجه شما
• ویژگی های مورد نیاز شما

Confluence و SharePoint:

Confluence و SharePoint دو ابزار معروف برای مدیریت اسناد و همکاری در تیم‌ها هستند. این دو ابزار امکانات متعددی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا اسناد و اطلاعات خود را مدیریت و به اشتراک بگذارند. اما امنیت این ابزارها نیز بسیار حائز اهمیت است. در زیر به ابزارها و امنیت آن‌ها اشاره می‌کنم:

Confluence:
مدیریت اسناد: Confluence یک سیستم مدیریت محتوا و اسناد تیمی است که به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد، صفحات و توضیحات را بسیار آسان به اشتراک بگذارند. امنیت: Confluence دارای ویژگی‌های امنیتی مانند مدیریت دسترسی بر اساس نقش‌ها و گروه‌ها، تأیید هویت دو عاملی، رمزنگاری داده‌ها و امکانات مرتبط با حفاظت از اطلاعات حساس می‌باشد. همچنین، می‌توانید Confluence را درون شبکه داخلی سازمان نصب کنید تا کنترل بیشتری داشته باشید.

SharePoint:

مدیریت اسناد: SharePoint از مایکروسافت است و امکان مدیریت اسناد، تقویم‌ها، وب‌سایت‌ها و بیشتر را ارائه می‌دهد. این ابزار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و اسناد خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. امنیت: SharePoint دارای امکانات امنیتی متنوعی مانند مدیریت دسترسی به اسناد، حفاظت از اسناد با رمزنگاری، پیشگیری از افشای اطلاعات حساس، و تأیید هویت دو عاملی است. همچنین، SharePoint با محصولات امنیتی مایکروسافت مانند Microsoft Defender ترکیب می‌شود تا حفاظت از امنیت اطلاعات را افزایش دهد.

امنیت در هر دو ابزار:

• مطمئن شوید که نرم‌افزارها و سیستم‌ها به روز هستند و همچنین تنظیمات امنیتی به درستی تنظیم شده‌اند.
• آموزش کارکنان در مورد مسائل امنیتی و استفاده صحیح از ابزارها بسیار مهم است.
• استفاده از تأیید هویت دو عاملی به کاربران امنیت بیشتری را فراهم می‌کند.
• ایجاد یک استراتژی پشتیبان‌گیری منظم از اطلاعات برای مقابله با از دست رفتن داده‌ها اساسی است.

هر دو Confluence و SharePoint دارای قابلیت‌های امنیتی قوی هستند و می‌توانند به شرکت‌ها در مدیریت امنیت اطلاعات کمک کنند. اما باید مطمئن شوید که تنظیمات امنیتی مناسب اعمال شده و پیشرفته‌ترین شیوه‌های امنیتی به کار گرفته شود.